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当研究所の個人情報及び保有個人データの取扱いについて

個人情報保護方針

制定 2005年4月1日
最終改定 2020年1月14日

公益財団法人未来工学研究所
理事長 平澤 泠

2005年4月より施行された「個人情報保護法」に関して、公益財団法人未来工学研究所における取り組みは以下の通りです。
なお、本方針においては、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づく「個人番号(マイナンバー)」及び「特定個人情報」は対象としておりません。

個人情報保護方針に関して(2005年4月1日決定)

公益財団法人 未来工学研究所は個人情報保護に関しての方針を下記の通り規定します。

(1) 当研究所が個人情報の取得を行う場合は、
    a.利用目的の達成のために必要な範囲でのみ取得し、目的外利用は行わない
    b.適法且つ公正な手段を用い行う
    c.事前に利用目的を明らかにし、同意の上で行う

また、当研究所が取得した個人情報は、適切に管理し、その利用は同意を得た範囲に限定し、それ以外の第三者への開示、提供は行ないません。

(2) 個人情報に関する日本の法令やその他の規範を遵守する

(3) 個人情報への不正アクセス、紛失、破壊、改ざんや漏えいなどの防止につとめ、不測の事態の際には速やかな是正対策を実施する

(4) 本人から個人情報の訂正、追加または削除の申出を受けたときは、遅滞なく適切な処理を行い、かつ、個人情報の保護と適正な取扱いに関する苦情に適切かつ迅速に対応する

(5) 個人情報マネジメントシステムを継続的に改善しながら充実を図る

個人情報の取り扱い指針

以下は、公益財団法人未来工学研究所が、特定個人情報(マイナンバー)を含まない個人情報を取得する際の取り扱いについて基本的な指針を定めたものです。

公益財団法人未来工学研究所は、個人情報(氏名、生年月日その他の記述、または個別に割り振られた数字など、当該個人を識別できるものを含む)を取り扱うにあたり、以下に各条件を規定し、個人情報の保護に関する法律、その他関係法令を順守します。

取得及び利用目的について

公益財団法人未来工学研究所は、個人情報の利用目的を可能な限り最小限にとどめ、以下の利用目的の範囲内で、取得した個人情報を利用します。

 (1)参加・回答者情報(シンポジウム・セミナー参加者、アンケート回答者等)
   研究調査業務、研究所運営、出版物や研究発表会案内の発送等

 (2)有識者・委員情報
   研究調査業務、委員会運営

 (3)採用応募者情報
   人事採用活動(書類審査、面接、評価、応募者への連絡等)

 (4)所員・役員情報
   人事、社会保険、福利厚生の管理等

 (5)受託業務関連情報
    各省庁等から受託した研究のため


当法人で取扱う個人情報のうち、(5)を除く個人情報は全て当法人の保有個人データに該当します。
保有個人データに関しては、ご本人からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求(以下、「開示等のご請求」といいます)に対応いたします。開示等のご請求をご希望の方は、下記「個人情報のお問合せ先」にご連絡ください。
なお、利用目的の通知または開示のご請求に関しましては、事務手数料としてご請求1件につき1,000円を申し受けますので予めご了承ください。

上記の利用目的以外で個人情報を利用する必要が生じた場合、下記の場合を除き、その利用について本人の同意を得るものとします。

  • あらかじめ本人の同意を得ている場合
  • 個人情報保護法やその他法令により例外として取り扱うことが認められている場合

当法人では、電話帳、新聞、雑誌など一般的に公開されている企業情報を収集し、研究調査活動に利用いたします。

第三者への提供について

公益財団法人未来工学研究所では、取得した個人情報を、以下のいずれかに該当する場合を除き、事前にご本人の同意なく第三者に提供いたしません。

  • 本人の同意がある場合
  • 生命や身体、財産の保護のために必要な場合で、本人の同意を得ることが困難な場合
  • その他法令に基づき、警察などの国家機関より開示・提供を求められた場合
  • 当ホームページの「研究業務に関わる個人データの取扱い」に該当する場合

なお、公益財団法人未来工学研究所では、各業務の一部を委託先に委託し、当該委託先に対して必要最低限の範囲で個人情報を預託する場合があります。この場合は、法令と当研究所で定めた基準に従い適切な管理を行います。


内容の開示、修正および利用の中止について

公益財団法人未来工学研究所では、諸業務の遂行を妨げない場合に限り、本人の申告により、個人情報を本人に開示します。その場合、所定の方法により本人確認を行います。

(こちらの保有個人データ開示等請求書を印刷してご記入の上、「個人情報に関するお問い合わせ先」(tel.03-5245-1011)までお問い合わせください)

本人に開示した個人情報に事実と異なる内容があった場合は、これをただちに修正します。また、本人から個人情報の利用停止の申告があった場合、合理的な時間内でこれに応じ、紙媒体やデジタルデータ上にある当該情報をすみやかに消去します。

Webサイトや電子メールについて

当法人では、個人情報の管理にあたりできるかぎりの注意を尽くしますが、インターネットや電子メールの性質上、個人情報の秘密性を完全に保証することはできません。この点に留意してWebサイトならびに電子メールをご利用ください。Web上のフォームはSSL(標準的な暗号化)に対応しています。

調査研究ごとの個人情報の取り扱いについて

当法人では、電子メールその他各種のご案内やアンケート等において、調査研究ごとに個人情報の利用目的、第三者への提供、セキュリティや問い合せ先等、その個人情報の取り扱いに関して個別に規定している場合があります。その場合、「個人情報の取り扱い指針」と異なる規定や特別な規定があるときには、調査研究ごとの規定を優先して適用させていただきます。

改定について

「個人情報の取り扱い指針」は、関連する法令等の改正や公益法人未来工学研究所の方針の変更等により予告なく変更する場合があります。

個人情報保護に関するお問い合わせ先

公益財団法人 未来工学研究所 個人情報保護管理者
TEL:03-5245-1011

当研究所の個人情報及び保有個人データの取扱いについて

公益財団法人未来工学研究所(以下、当研究所という)は、事業活動において取得する個人情報を、以下の通り取扱います。

1.利用目的について

当研究所が取扱う個人情報の利用目的は以下の通りです。

(1)参加・回答者情報(シンポジウム・セミナー参加者、アンケート回答者等)

   研究調査業務、研究所運営、出版物や研究発表会案内の発送等

(2)有識者・委員情報

   研究調査業務、委員会運営

(3)採用応募者情報

   人事採用活動(書類審査、面接、評価、応募者への連絡等)

(4)所員・役員情報

人事、社会保険、福利厚生の管理、税務手続き等のため

(5)一般に公開される企業情報

研究・調査活動への利用

(6)受託業務関連情報

   各省庁等から受託した研究のため

2.保有個人データ及び第三者提供記録に関する事項の周知

当研究所が取扱う保有個人データ及び第三者提供記録について、ご本人(又はその代理人)からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止のご請求、並びに第三者提供記録の開示のご請求(以下、「開示等のご請求」といいます)に対応いたします。

(1)組織の名称及び住所並びに代表者氏名

公益財団法人 未来工学研究所

〒135-8473

東京都江東区深川2-6-11 富岡橋ビル

理事長 平澤 泠

(2)個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先

情報通信研究センター 研究員

TEL:03-5245-1011

(3)全ての保有個人データの利用目的

上記1.に定める(1)~(5)をご参照ください

(4)当研究所の保有個人データの取扱いに関する苦情・相談等の申出先

公益財団法人未来工学研究所 個人情報保護管理者 宛

TEL:03-5245-1011

(5)認定個人情報保護団体について

当研究所は、以下の認定個人情報保護団体の対象事業者です。

※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています

一般財団法人日本情報経済社会推進協会 認定個人情報保護団体事務局

〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内

03-5860-7565 / 0120-700-779

(6)開示等のご請求手続き

保有個人データ又は第三者提供記録の開示等のご請求をご希望の方は、「開示等請求書(PDF)」を印刷してご記入の上、「(4)に定める苦情・相談のお申出先にご連絡ください。

なお、利用目的の通知または開示のご請求に関しましては、事務手数料としてご請求1件につき1,000円を申し受けますので予めご了承ください。

開示等のご請求への回答に関しては、ご本人確認とご請求内容の確認を行った上で、合理的期間内に対応いたします。また、ご請求内容の誤り等により、ご請求に応じられない場合にはその旨をご連絡いたします。

(7)保有個人データの安全管理のために講じた措置

当研究所では、保有個人データを安全に管理するため、必要かつ合理的な措置を講じています。

①基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、個人情報保護方針を策定し、当研究所全体で個人情報保護に取り組んでいます。

②個人データの取扱いに係る規律の整備

個人情報保護マネジメントシステムに基づき、個人データの取扱い全般に関して基本的な取扱方法を整備し、当研究所全体に周知・徹底しています。

③組織的安全管理措置

当研究所の定める内部規程に従い、個人データが適正に取扱われていることを定期的に点検しています。

また、所員から責任者に対する報告連絡体制を整備しています。

④人的安全管理措置

個人データの取扱いについて、所員に定期的な研修を実施しています。

個人データを含む業務情報の非開示契約を従業者と取り交わすとともに、違反時の罰則について内部規程に定め、周知しています。

⑤物理的安全管理措置

個人データの不正な閲覧や盗難防止のため、施錠管理を徹底しています。

また、個人データを取扱う情報機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するため物理的なアクセス制限や施錠管理を行っています。

個人データを格納した情報機器や電子媒体等を持ち運ぶ場合は、当研究所内外を問わず、物理的な保護措置を講じた上で常時携行することを徹底しています。

⑥技術的安全管理措置

個人データに応じてその取扱いを行う機器やアクセス権者を限定し、権限が無い者の個人データへのアクセスを防止しています。

個人データを取扱う機器等は、外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護するための仕組みを導入しています。

⑦委託先の監督

個人データの取扱いを外部事業者に委託する場合には、原則として当研究所と同等以上の個人情報保護水準を満たす事業者を選定するとともに、必要な監督を行います。

⑧外的環境の把握

当研究所では、個人データ等の国外移転は行いません。 以上

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